Fehlende Informationen gehören zum Alltag der Finanzbuchhaltung. Fragen zu angeschafften Wirtschaftsgütern, privaten Ausgaben, fehlenden Belegen oder der richtigen Zuordnung lassen sich oft erst nach Rücksprache klären. Verzögert sich diese Abstimmung, entstehen manuelle Notlösungen wie gelbe Zettel, Excel-Listen oder Zwischenkonten. Das kostet Zeit, erhöht den Aufwand und macht spätere Korrekturen unnötig komplex.
Unklare Belege einfach markieren und digital abklären
Mit hmd.infobrief werden ungeklärte Buchungsfälle strukturiert und digital bearbeitet. Bestehen bei einer Erfassung oder auch Bankbewegung Rückfragen, wird diese einfach per Shortcut gekennzeichnet. Das System erkennt diese Markierung automatisch und erstellt eine Übersicht aller ungeklärten Erfassungen. Auf dieser Basis lassen sich Rückfragen gebündelt und digital weitergeben, ohne zusätzliche Listen oder Papieraufzeichnungen.
Strukturierte Rückfragen und GoBD-konforme Nachverfolgung
Über individuell anpassbare Rückfrage‑Vorlagen erhält der Mandant alle Informationen, die zur Klärung eines Buchungsbelegs notwendig sind. Dazu gehören unter anderem Datum, Konto, Gegenkonto sowie konkrete Fragen zum jeweiligen Vorgang. So wird eine schnelle, eindeutige und rechtssichere Rückmeldung ermöglicht. Der Mandant kann die Rückfragen auf zwei Wegen beantworten:
Direkt über das hmd.netarchiv
Dort stehen ihm die Rückfragen automatisch digital zur Verfügung. Er kann unmittelbar antworten oder fehlende Belege sicher nachreichen. Alle Antworten und Belegnachreichungen werden automatisch dem passenden Buchungssatz zugeordnet und stehen sofort für die Weiterverarbeitung bereit.
Alternativ über klassische Kommunikationswege
Auf Wunsch können die Rückfragen auch zusammen mit den monatlichen FiBu‑Auswertungen oder direkt per E-Mail bereitgestellt werden.
Nach Eingang der Antwort wird der Buchungssatz korrigiert, die Markierung automatisch entfernt und der Vorgang endgültig korrekt verbucht. Der gesamte Korrekturprozess bleibt jederzeit vollständig und GoBD‑konform nachvollziehbar.
Mehr Effizienz ohne Papier und Zusatzlisten
Durch die integrierte Rücklaufüberwachung lassen sich offene Rückfragen, Termine und Belege zentral überwachen. Papiernotizen, Excel-Tabellen oder separate Aufzeichnungssysteme werden überflüssig. Der Infobrief sorgt für klare Prozesse, reduziert manuellen Aufwand und unterstützt eine durchgängig digitale, hochwertige Finanzbuchhaltung.
