Für Kanzleien und Prüfungsgesellschaften ist ein DMS dann geeignet, wenn es revisionssicher archiviert, fein granulierte Zugriffsrechte je Mandat und Mitarbeiter erlaubt und vor allem in die Fachanwendungen integriert ist. Ein separates DMS neben der Kanzleisoftware erzeugt genau die doppelte Ablage, die es beseitigen soll.
Das Dokumentenmanagement von hmd ist deshalb kein Zusatzprodukt, sondern funktioniert als digitale Mandantenakte. Darin liegt nicht nur die Dauerakte mit Verträgen und Grunddokumenten: Der gesamte Schriftverkehr mit dem Mandanten wird aus der Akte heraus erzeugt und dort wieder archiviert — ebenso die Ergebnisse der integrierten Programmanwendungen. Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuern und Kanzleiorganisation legen ihre Dokumente automatisch in derselben Akte ab.
Damit ist die vollständige Historie eines Mandats an einer Stelle nachvollziehbar, ohne dass jemand Dokumente einsortieren muss. Über die Volltextsuche greifen Sie mandantenübergreifend auf den gesamten Bestand zu; Mandanten erhalten über das Mandantenportal geregelten Zugriff auf ihre eigenen Dokumente.
