Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche, Zugriffsschutz und revisionssicherer Archivierung.

Import bestehender Ordnerstrukturen und Explorer-Daten
Online-Zugriff über hmd.portal für Mandanten und Partner
Lückenlose Änderungshistorie aller Dokumente und Belege

Zentrale Organisationslösung mit hmd.mandant

Mit dem DokumentenManagementSystem, hmd.mandant, erhalten Sie für jeden Mandanten, Lieferanten, oder Ihr eigenes Unternehmen eine digitale Akte, und behahlten so jederzeit den ÜÜberblick. Dokumente, Korrespondenz, Prozesse und Projekte werden digital und revisionssicher an einem zentralen Ort zusammengeführt. Unübersichtliche Ablagen gehören der Vergangenheit an. hmd.mandant passt sich flexibel an die Strukturen von Steuerkanzleien, Unternehmen und Buchhaltungsservices an und unterstützt effiziente Abläufe im Alltag.

Strukturierte Ablage mit flexibler Erweiterung

Das System vereint Dokumentenmanagement, Prozessmanagement, Korrespondenz und Archivierung. Bestehende Ordnerstrukturen lassen sich per Knopfdruck übernehmen und in die digitale Volltextsuche integrieren. Sie entscheiden selbst, ob Sie schrittweise starten oder alle Bereiche direkt abdecken. Die Archivstruktur wird gemeinsam festgelegt und bleibt zugleich stabil und anpassbar für individuelle Anforderungen.

Funktionen des Dokumentenmanagements

Mit hmd.mandant organisieren Sie Dokumente und Prozesse zentral, digital und effizient. Alle wichtigen Funktionen unterstützen Sie dabei, Mandanteninformationen sicher zu verwalten und Arbeitsabläufe übersichtlich zu gestalten.

Individuelle Gestaltungen für Mandate herausstellen
Auftragsverwaltung individuell anzeigen lassen
Papierdokumente direkt scannen und digitalisieren
Checklisten für die Abarbeitung individuell hinterlegen
Dokumente online direkt dem Mandanten bereitstellen
Alle Bereiche von Korrespondenz bis Dauerakte abdecken

Vorteile

Zentrale digitale Akte

Dokumente vollständig verwalten

Dokumente, Belege und Dateien werden vollständig digital verwaltet inklusive Historienverwaltung, Notizen und Beschreibungen zum Mandat.

Direkt im Arbeitsablauf

Dokumente im Kontext sehen

Dokumente sind direkt im jeweiligen Prozess oder Projekt sichtbar. Scannen, Import per Drag and Drop und Ablage aus Ordnerstrukturen sind möglich.

Nachvollziehbare Dokumentenstände

Änderungen transparent dokumentiert

Erstellung, Import, Änderung und Löschung von Dokumenten werden datumsgenau nachverfolgt. Papierkorb und zeitgesteuerte Löschoptionen sind integriert.

Externe Dokumente einlesen

Lohnunterlagen direkt verfügbar

Dokumente aus hmd.lohn oder DATEV Lohn können direkt in das Dokumentenmanagement eingelesen und weiterverarbeitet werden.

Mehr Mandatsübersicht

Individuelle Sichten je Benutzer

Sichten und Anzeigen lassen sich benutzerspezifisch einstellen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Dokumente und Mandate.

OCR und Volltextsuche

Schnell finden statt lange suchen

Die Volltextsuche durchsucht Dokumente, Belege, Bilder und PDFs inklusive Bildinhalten. Auch Teilbegriffe werden zuverlässig gefunden.

Bestehende Strukturen

Ordner einfach importieren

Vorhandene Ordnerstrukturen können direkt importiert und in die digitale Akte integriert werden. Ein schrittweiser Einstieg ist möglich.

Persönlicher Support

Schnell und kompetent

Bei Fragen zum Dokumentenmanagement stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Beratungstermin vereinbaren

Ihr Weg zu weniger Bürokratie beginnt hier. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren.