Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B Bereich zum 1. Januar 2025 verändert sich nicht nur das technische Format von Rechnungen. Es verändert sich auch die maßgebliche Datenbasis der gesamten Rechnungsverarbeitung.

Besonders bei ZUGFeRD Rechnungen stellt sich in der Praxis häufig die Frage, welche Ansicht in einer Buchhaltungssoftware oder einem Dokumentensystem standardmäßig zuerst angezeigt werden sollte.

ZUGFeRD Rechnungen bestehen aus zwei Bestandteilen:

  • einer visuellen PDF Darstellung der Rechnung
  • einer strukturierten XML Datei mit den eigentlichen E-Rechnungsdaten

Viele Anwender wünschen sich zunächst die gewohnte PDF Ansicht als erste Darstellung. Die neue E-Rechnungsvorschau, also die aufbereitete Darstellung der XML Daten, wirkt auf den ersten Blick oft ungewohnt.

Trotzdem sprechen rechtliche, fachliche und praktische Gründe dafür, die E-Rechnungsvorschau als Standardansicht zu verwenden. Denn bei ZUGFeRD Rechnungen ist nicht die PDF Darstellung die steuerlich führende Rechnung, sondern der strukturierte XML Teil.

Rechtliche Grundlage: Das XML ist die Rechnung

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine grundlegende Neuordnung des Rechnungsbegriffs eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt:

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine einfache PDF Datei erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht. Sie gilt gesetzlich als sonstige Rechnung und ist im nationalen B2B Bereich spätestens ab 2028 nicht mehr zulässig.

Für ZUGFeRD Rechnungen bedeutet das: Die eigentliche Rechnung im Sinne des Gesetzes ist die XML Datei. Das PDF ist eine ergänzende visuelle Darstellung, aber kein Ersatz für die strukturierten Rechnungsdaten.

Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil

Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinen Anwendungsschreiben klargestellt, dass alle Pflichtangaben der §§ 14 und 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung
  • das Leistungsdatum
  • der Leistungszeitraum
  • der Steuersatz
  • der Steuerbetrag
  • weitere gesetzlich erforderliche Rechnungsangaben

Pflichtangaben, die ausschließlich im PDF, aber nicht in der XML Datei vorhanden sind, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen daher nicht.

Das ist ein zentraler Punkt für die praktische Rechnungsprüfung. Wer nur das PDF prüft, prüft möglicherweise nicht die steuerlich maßgebliche Rechnung.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert eine PDF Darstellung mit eingebetteten XML Daten. Genau hier entsteht in der Praxis häufig Unsicherheit.

Das BMF hat jedoch unmissverständlich klargestellt: Bei hybriden Rechnungsformaten bleibt der strukturierte Teil der Rechnung führend.

Unterscheiden sich also PDF und XML voneinander, sind die Daten aus dem strukturierten Teil maßgeblich. Deshalb empfiehlt es sich, den XML Teil eigenständig zu visualisieren und nicht nur die PDF Darstellung zu betrachten.

Die Konsequenz ist eindeutig: Wer bei der Rechnungsprüfung ausschließlich auf das PDF schaut, prüft nicht die steuerlich relevante Datenbasis.

Risiko: Gefährdung des Vorsteuerabzugs

Die Regelung hat erhebliche Bedeutung für die Rechnungsprüfung.

Enthält die XML Datei einer ZUGFeRD Rechnung fehlerhafte oder unvollständige Angaben, während das PDF korrekt aussieht, kann die steuerliche Anerkennung der Rechnung gefährdet sein.

Das betrifft insbesondere:

  • den Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG
  • die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach § 238 HGB in Verbindung mit den GoBD
  • die Prüffähigkeit durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung

Gerade für Steuerkanzleien und Unternehmen ist das ein wichtiger Punkt. Eine optisch korrekte PDF Rechnung reicht nicht aus, wenn die strukturierten Rechnungsdaten nicht vollständig oder fehlerhaft sind.

Die Prüfung muss sich deshalb auf den Teil konzentrieren, der steuerlich maßgeblich ist: die XML Datei.

Risiko: Doppelter Steuerausweis nach § 14c UStG

Ein weiteres häufig unterschätztes Risiko betrifft den Rechnungssteller.

Wenn PDF und XML inhaltlich voneinander abweichen, kann das abweichende PDF unter Umständen steuerrechtlich als eigenständige zusätzliche Rechnung gewertet werden. Die Folge kann eine doppelte Umsatzsteuerschuld nach § 14c UStG sein.

Signifikante Abweichungen zwischen Bildteil und strukturiertem Teil können also dazu führen, dass eine weitere Rechnung entsteht. Damit steigt das Risiko eines doppelten Steuerausweises und einer doppelten Steuerschuld.

Für Steuerberater, die Mandanten bei der Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung begleiten, ist das ein unmittelbar relevantes Haftungsthema.

GoBD: Der strukturierte Teil muss aufbewahrt werden

Auch für die Archivierung spielt der strukturierte Teil eine zentrale Rolle.

Die GoBD verlangen eine ordnungsmäßige und revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Unterlagen in ihrer ursprünglichen Form.

Bei einer E-Rechnung bedeutet das: Zumindest der strukturierte Teil muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Eine reine PDF Archivierung ohne Aufbewahrung der XML Datei genügt den gesetzlichen Anforderungen damit nicht. Unternehmen und Kanzleien müssen sicherstellen, dass die XML Daten dauerhaft verfügbar, unverändert und prüfbar bleiben.

EN 16931: Europäischer Normenrahmen für E-Rechnungen

Die europäische Norm EN 16931 definiert den Aufbau strukturierter elektronischer Rechnungsdaten. ZUGFeRD basiert seit Version 2.0 auf diesem Standard und erfüllt damit die Anforderungen der EU Richtlinie 2014/55/EU.

Die Norm verfolgt unter anderem folgende Ziele:

  • medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung
  • automatisierte Validierung
  • maschinenlesbare und europaweit einheitliche Rechnungsdaten

ZUGFeRD ab Version 2.0 ist damit eine E-Rechnung, die die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt.

Das zeigt: Bei der E-Rechnung geht es nicht nur um ein neues Dateiformat. Es geht um die Grundlage für automatisierte, strukturierte und digitale Rechnungsprozesse.

Praktische Konsequenz: Nur das XML kann verlässlich geprüft werden

Das PDF einer ZUGFeRD Rechnung kann zusätzliche Informationen enthalten, die nicht Bestandteil der strukturierten Rechnungsdaten sind.

Dazu zählen zum Beispiel:

  • interne Kostenstellen
  • Projektnummern
  • Ansprechpartner
  • ergänzende Texte
  • grafische Layoutelemente
  • individuelle Hinweise des Rechnungsstellers

Diese Informationen können für interne Prozesse hilfreich sein. Für die steuerliche Anerkennung der Rechnung sind sie jedoch nicht entscheidend.

Umgekehrt gilt: Das PDF zeigt nicht, ob die XML Datei vollständig, korrekt und normkonform ist.

Eine optisch einwandfreie PDF Darstellung schließt fehlerhafte XML Daten nicht aus. Genau deshalb ist die XML basierte E-Rechnungsvorschau so wichtig.

Der Einfluss der Standardanzeige auf die Prüfpraxis

In der täglichen Arbeit spielt die zuerst angezeigte Ansicht eine größere Rolle, als es auf den ersten Blick scheint.

Die Ansicht, die standardmäßig geöffnet wird, wird von Anwendern häufig als primäre Arbeitsansicht wahrgenommen.

Wird standardmäßig das PDF angezeigt, besteht die Gefahr, dass:

  • die E-Rechnungsvorschau dauerhaft ignoriert wird
  • ZUGFeRD Rechnungen weiterhin wie normale PDF Rechnungen behandelt werden
  • fehlerhafte XML Daten unbemerkt bleiben
  • rechtlich relevante Informationen nicht geprüft werden

Deshalb ist die Reihenfolge der Anzeige keine reine Komfortfrage. Sie beeinflusst unmittelbar, wie Rechnungen in der Praxis geprüft werden.

Softwarelösungen sollten daher vermeiden, eine fachlich problematische Prüfungsroutine zu fördern. Eine zuerst angezeigte E-Rechnungsvorschau unterstützt Anwender dabei, die steuerlich maßgeblichen Daten tatsächlich in den Mittelpunkt zu stellen.

Warum die E-Rechnungsvorschau der richtige Standard ist

1. Die E-Rechnungsvorschau zeigt die maßgebliche Rechnung

Die E-Rechnungsvorschau stellt die strukturierten XML Daten einer ZUGFeRD Rechnung in einer klar lesbaren Form dar.

Damit wird genau das angezeigt, was rechtlich maßgeblich ist und was für Vorsteuerabzug, Buchführung und Betriebsprüfung entscheidend ist.

Die PDF Darstellung zeigt lediglich die visuelle Ansicht der Rechnung. Die E-Rechnungsvorschau zeigt dagegen die Datenbasis, auf die es steuerlich ankommt.

2. Einheitliche Prüfoberfläche unabhängig vom Rechnungssteller

Ein großer Vorteil der E-Rechnungsvorschau liegt in der einheitlichen Darstellung.

Während PDF Rechnungen je nach Rechnungssteller sehr unterschiedlich aufgebaut sein können, folgt die strukturierte Vorschau immer einem vergleichbaren Aufbau.

Anwender erkennen nach kurzer Eingewöhnung schneller:

  • wo Steuerinformationen stehen
  • wo Gesamtbeträge und Teilbeträge angezeigt werden
  • welche Pflichtfelder enthalten sind
  • welche Angaben für die Buchung relevant sind

Das erleichtert die Prüfung und reduziert die Abhängigkeit von wechselnden PDF Layouts.

3. Buchungsrelevante Daten sind schneller sichtbar

In der E-Rechnungsvorschau sind Gesamtbetrag, Steuerbetrag und weitere buchungsrelevante Informationen häufig direkt im oberen Bereich sichtbar.

Ein zusätzliches Scrollen durch unterschiedlich gestaltete PDF Rechnungen entfällt in vielen Fällen.

Das kann die tägliche Arbeit in der Buchhaltung erleichtern und die Prüfung strukturierter machen.

4. Das PDF bleibt weiterhin verfügbar

Die priorisierte Anzeige der E-Rechnungsvorschau bedeutet nicht, dass das PDF entfällt.

Die PDF Darstellung bleibt weiterhin verfügbar und kann ergänzend genutzt werden. Sie enthält häufig zusätzliche visuelle oder organisatorische Informationen, die für interne Prozesse hilfreich sein können.

Entscheidend ist jedoch: Das PDF ersetzt nicht die Prüfung der XML Daten.

Die PDF Ansicht wird also nicht überflüssig. Sie rückt lediglich an die zweite Stelle, weil sie steuerlich nicht der führende Bestandteil der ZUGFeRD Rechnung ist.

5. Zukunftssicherheit für digitale Rechnungsprozesse

Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht und dem geplanten digitalen Meldesystem der Finanzverwaltung werden strukturierte Rechnungsdaten immer wichtiger.

Digitale Prozesse, automatisierte Prüfungen und maschinelle Weiterverarbeitung basieren künftig immer stärker auf XML Daten.

Eine Arbeitsweise, die sich frühzeitig an der strukturierten E-Rechnung orientiert, bereitet Unternehmen und Kanzleien auf diese Entwicklung vor.

Häufige Einwände zur E-Rechnungsvorschau

„Ich bin die PDF Ansicht gewohnt.“

Das ist nachvollziehbar. Viele Anwender haben jahrelang mit PDF Rechnungen gearbeitet und sind mit dieser Darstellung vertraut.

Die PDF Ansicht bleibt weiterhin verfügbar. Dennoch ist eine Umgewöhnung sinnvoll, weil sich die rechtliche Grundlage geändert hat. Maßgeblich sind nicht mehr die sichtbaren PDF Informationen, sondern die strukturierten Rechnungsdaten.

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase kann die einheitliche Vorschau sogar übersichtlicher sein als wechselnde PDF Layouts.

„Das PDF zeigt mir alles, was ich brauche.“

Das PDF zeigt, was der Rechnungssteller visuell dargestellt hat. Es zeigt jedoch nicht zuverlässig, ob die XML Daten vollständig und korrekt sind.

Für die steuerliche Prüfung ist entscheidend, was im strukturierten Teil enthalten ist. Eine ausschließliche Prüfung der PDF Ansicht kann deshalb zu Risiken führen.

„Die E-Rechnungsvorschau ist unübersichtlich.“

Die strukturierte Darstellung wirkt auf den ersten Blick ungewohnt. Das liegt vor allem daran, dass sie nicht wie eine klassische Rechnung gestaltet ist, sondern die Daten standardisiert aufbereitet.

Gerade diese Standardisierung ist aber ein Vorteil. Nach kurzer Eingewöhnung lassen sich relevante Informationen schneller finden, weil sie unabhängig vom Rechnungssteller in einer vergleichbaren Struktur erscheinen.

„Wir haben das immer so gemacht.“

Diese Haltung ist verständlich, aber fachlich problematisch.

Der gesetzliche Rahmen hat sich geändert. Seit dem 1. Januar 2025 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B Bereich der neue Standard. Eine reine Orientierung an der PDF Darstellung entspricht nicht mehr der neuen rechtlichen und praktischen Realität.

Fazit

Die Diskussion über die Anzeigereihenfolge bei ZUGFeRD Rechnungen ist keine reine Komfort oder Designfrage. Sie ist eine Frage der fachlichen und rechtlichen Korrektheit.

Die gesetzliche Lage ist eindeutig:

  • Die XML Datei ist die Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
  • Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Teil führend.
  • Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
  • Der Vorsteuerabzug ist nur auf Basis korrekter XML Daten sicher.
  • Abweichungen zwischen PDF und XML können steuerliche Risiken bis hin zu § 14c UStG verursachen.
  • Der strukturierte Teil muss gemäß GoBD ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Deshalb ist es fachlich sinnvoll, bei ZUGFeRD Rechnungen zuerst die E-Rechnungsvorschau anzuzeigen. Sie lenkt den Blick auf die steuerlich maßgeblichen Daten, unterstützt korrekte Prüfprozesse und bereitet Anwender auf die weitere Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung vor.

Die PDF Darstellung bleibt weiterhin wichtig und verfügbar. Sie ergänzt die E-Rechnungsvorschau um visuelle und organisatorische Informationen. Die führende Prüfgrundlage ist jedoch die XML Datei.

Quellenangaben

§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG (in der Fassung ab 01.01.2025)
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :010)
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (BStBl. I 2025 S. …)
Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung (Stand: November 2025), Frage zur Abweichung zwischen PDF und XML
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Haufe Finance, Zusammenfassung
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zu § 14b UStG i. V. m. GoBD
FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland; DATEV eG, Informationen zu ZUGFeRD (2025)
Steuernachrichten vom 29. Dezember 2025 (berichtet in: ad-hoc-news.de, „ZUGFeRD-Rechnungen: Geschäftsführer haften für XML-Daten")

Martin Weber

Anwendungsberater | hmd-software AG

Martin Weber ist Anwendungsberater im Bereich Rechnungswesen bei der hmd-software AG. Sein Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen, insbesondere in der digitalen Belegverarbeitung und bei E-Rechnungen. Als Schnittstelle zwischen Anwendern, Produktmanagement und Entwicklung begleitet er die praxisnahe Weiterentwicklung der hmd-Lösungen und beschäftigt sich täglich mit den fachlichen und technischen Anforderungen moderner Finanzbuchhaltung.