Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen. Eigentlich müsste das Thema längst ganz oben auf der Prioritätenliste vieler Unternehmer stehen. Doch die Realität sieht anders aus: Die Verbreitung der E-Rechnung in Deutschland ist noch immer erschreckend gering.
Die Frage ist:

Warum? Werden die Vorteile nicht erkannt? Fehlen die passenden Lösungen der Softwarehersteller? Oder sind viele Unternehmen schlicht zu träge, gewohnte Prozesse zu verändern?

Die E-Rechnung ist kein neues Thema

Seit Jahren sprechen Experten über Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung. Gleichzeitig werden in vielen Unternehmen Eingangsrechnungen noch aus PDF-Anhängen heraus manuell bearbeitet. Rechnungsdaten werden abgetippt, Beträge kontrolliert, Freigaben per E-Mail eingeholt und Zahlungen manuell angestoßen. Dabei ist die Lösung oft überraschend einfach. Ein Unternehmen muss seinen Lieferanten lediglich mitteilen:

"Bitte senden Sie Ihre Rechnungen zukünftig an rechnungen@unternehmen.de – idealerweise direkt als E Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format."

Mehr braucht es im ersten Schritt häufig nicht.

ZUGFeRD oder XRechnung? Hauptsache strukturiert

In vielen Diskussionen wird nahezu religiös darüber gestritten, welches Format das bessere ist.

Aus unserer Sicht ist das die falsche Frage. Ob ZUGFeRD oder XRechnung spielt für die meisten Unternehmen zunächst eine untergeordnete Rolle. Beide Formate enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die automatisiert weiterverarbeitet werden können. Und genau darauf kommt es an. Denn erst strukturierte Daten ermöglichen durchgängige digitale Prozesse.

Entscheidend ist die XML – und ihre Validierung!

Ob ZUGFeRD oder XRechnung – beide Formate erfüllen ihren Zweck nur dann, wenn die enthaltenen Rechnungsdaten den geltenden Standards entsprechen.

Gerade bei ZUGFeRD wird häufig übersehen, dass das sichtbare PDF nicht der entscheidende Bestandteil der E-Rechnung ist. Die eigentlichen Rechnungsinformationen befinden sich in der eingebetteten XML-Datei. Sie wird von ERP- und Buchhaltungssystemen ausgelesen und automatisiert verarbeitet.

Eine Rechnung kann daher optisch vollkommen korrekt aussehen und trotzdem technisch fehlerhaft sein. Enthält die XML-Datei unvollständige oder ungültige Daten oder entspricht sie nicht den definierten Standards, ist die E-Rechnung nicht valide. Der Empfänger bemerkt dies häufig erst, wenn die automatisierte Verarbeitung fehlschlägt.

Deshalb sollte die Validierung der XML-Datei ein fester Bestandteil jedes E-Rechnungsprozesses sein. Sie stellt sicher, dass die Rechnung nicht nur lesbar ist, sondern auch von den Systemen des Empfängers fehlerfrei verarbeitet werden kann. Erst dann entfaltet die E-Rechnung ihren eigentlichen Mehrwert: eine durchgängige, medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung.

Die gute Nachricht: Die Validierung muss dabei nicht zwingend einen zusätzlichen manuellen Arbeitsschritt bedeuten. Moderne Softwarelösungen integrieren diese Prüfung zunehmend direkt in bestehende Prozesse.

Mit dem kommenden Update der hmd-Software wird die Validierung von E-Rechnungen in den Funktionsumfang der digitalen Belegverarbeitung integriert. Dadurch erfolgt die technische Prüfung der E-Rechnung direkt im Verarbeitungsprozess und ein zusätzlicher manueller Prüfschritt entfällt.

Vom Datentipper zum Kontrolleur

Der eigentliche Mehrwert der E-Rechnung liegt nicht im Dokument selbst, sondern in den Möglichkeiten, die daraus entstehen. Die enthaltenen Daten können beispielsweise genutzt werden, um:

  • automatische Buchungsvorschläge zu erzeugen,
  • Rechnungen automatisch an die zuständigen Prüfer weiterzuleiten,
  • digitale Freigabeprozesse anzustoßen,
  • Zahlungen automatisiert vorzubereiten,
  • Rechnungen revisionssicher zu archivieren,
  • Auswertungen und Controlling-Prozesse zu verbessern.

Mitarbeiter verbringen dadurch deutlich weniger Zeit mit dem Erfassen von Daten und deutlich mehr Zeit mit deren Prüfung und Bewertung. Aus dem Datentipper wird ein Kontrolleur. Und genau dort liegt der eigentliche Wertschöpfungsgewinn.

Mehr Transparenz, weniger Fehler

Jeder manuelle Arbeitsschritt birgt das Risiko von Fehlern. Eine falsch erfasste IBAN, ein Zahlendreher beim Rechnungsbetrag oder eine übersehene Skontofrist können schnell teuer werden. Digitale Prozesse reduzieren diese Fehlerquellen erheblich. Gleichzeitig steigt die Transparenz:

  • Wer hat die Rechnung geprüft?
  • Wann wurde sie freigegeben?
  • Warum wurde sie zurückgewiesen?
  • Wann wurde sie bezahlt?

Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft Sicherheit für Unternehmen, Buchhaltung, Management und Wirtschaftsprüfer gleichermaßen.

Die Ausreden werden weniger

Natürlich gibt es Herausforderungen. Nicht jede Software ist heute bereits optimal aufgestellt. Manche Hersteller haben die Entwicklung verschlafen oder bieten nur halbherzige Lösungen an. Gleichzeitig erleben wir aber auch, dass viele Unternehmen das Thema trotz verfügbarer Lösungen immer wieder verschieben.

"Das machen wir später."

"Wir haben gerade wichtigere Projekte."

"Unsere bisherigen Prozesse funktionieren doch."

Diese Argumente hören wir regelmäßig. Doch spätestens mit den gesetzlichen Fristen wird das Thema auf die Tagesordnung kommen – ob man möchte oder nicht.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr, ob man sich mit der E-Rechnung beschäftigt, sondern wann.

Unser Fazit

Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist eine Chance, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Qualität der eigenen Abläufe nachhaltig zu verbessern.

Unternehmen, die sich frühzeitig mit der E-Rechnung beschäftigen, schaffen nicht nur die Grundlage für automatisierte Prozesse, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit und vor allem Erfahrungen im Umgang mit den neuen Standards. Dazu gehört neben der Auswahl des passenden Formats vor allem die Sicherstellung, dass erzeugte E-Rechnungen technisch valide sind und von den Systemen der Geschäftspartner fehlerfrei verarbeitet werden können.

Denn der eigentliche Mehrwert einer E-Rechnung entsteht nicht durch ein digitales PDF, sondern durch die strukturierte und valide XML-Datei im Hintergrund. Sie bildet die Grundlage für eine durchgängige Automatisierung – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis hin zur Buchung und Archivierung.
Wer dagegen bis kurz vor den gesetzlichen Fristen wartet, wird die E-Rechnung möglicherweise lediglich als lästige Pflicht wahrnehmen.
Dabei kann sie viel mehr sein: der Einstieg in eine moderne, effiziente und nachvollziehbare Unternehmensorganisation.

Die Technologie ist vorhanden. Die Formate sind definiert. Die Vorteile liegen auf der Hand. Jetzt liegt es an Ihnen, diese Möglichkeiten konsequent zu nutzen – und dabei nicht nur E-Rechnungen zu erstellen, sondern auch deren Qualität und Validität sicherzustellen.

Tobias Heinrich Vertrieb hmd-software AG

Tobias Heinrich

Vertriebs- und Marketingleitung | hmd-software AG

Tobias Heinrich leitet bei hmd die Bereiche Vertrieb und Marketing und gestaltet deren strategische Ausrichtung maßgeblich mit. Dabei verbindet er Marktverständnis mit einem klaren Blick für die Bedürfnisse unserer Kunden.

Die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung begeistern ihn besonders – vor allem, wenn daraus Lösungen entstehen, die Freiräume für das Wesentliche schaffen. In seinen Beiträgen gibt er Einblicke in aktuelle Entwicklungen der Branche und zeigt, wie der Fokus auf Innovation und Mehrwert den Unterschied macht.